Yeni Terfi Edilen, Taze Proje Yöneticisi ne tür zorluklar yaşar? Bunların üstesinden nasıl gelebilir? Mini bir vaka örneği ile bunu ele alalım:
Ayşe, birkaç yıldır çalıştığı teknoloji şirketinde proje müdürlüğüne terfi etti.
Ayşe yetenekli kişilerden oluşan bir ekibe liderlik etme fırsatını yakaladığı için çok mutlu.
Ayşe’nin proje deneyimi var.
Hem bu şirkette hem de öncekilerde proje ekiplerinde görev aldı.
Ancak hayatında ilk defa bir projeyi uçtan uca yönetecek. Bu yeni deneyim onu çok heyecanlandırıyor.
Ayşe’nin Müşteri Şikayetleri Yönetim Sistemi Projesi’nin yöneticisidir.
Sistem, müşteri şikayetlerini almak, izlemek ve çözmek için yapılandırılmış bir süreç sunarak işletmelerin hızlı, verimli ve etkili bir şekilde yanıt vermesini sağlayacak.
Şikayetleri kaydetmek ve izlemek için merkezi bir veri tabanı, şikayetleri uygun departmana veya ekip üyesine yönlendirmek için otomatik iş akışları ve müşteri geri bildirimlerini analiz etmek ve eğilimleri belirlemek için raporlama araçları gibi özellikler içerecek.
Çağrı yönetimi: Sistem, alınan her şikayet için müşteri bilgileri, şikâyet açıklaması ve öncelik düzeyi gibi ilgili ayrıntılarla birlikte çağrı oluşturulmasını sağlayacak.
İletişim kanalları: Sistem, müşterilerin e-posta, telefon, sosyal medya gibi birden fazla kanaldan şikayetlerini iletebilmelerine olanak sağlamalı ve bu kanallarla entegre olarak kesintisiz iletişim kuracak.
İş akışı yönetimi: Sistem, şikayet türü ve öncelik düzeyine göre biletleri uygun departmana veya ekip üyesine yönlendirme sürecini otomatikleştirmelidir.
Raporlama: Sistem, işletmelerin eğilimleri analiz etmesine, yaygın şikayetleri belirlemesine ve müşteri hizmetleri ekibinin performansını izlemesine olanak tanıyan analitik ve raporlama araçları sağlamalıdır.
- Ayşe yeni terfi eden bir proje yöneticisi olarak nasıl yapacağından emin olamadığı bazı zorluklarla karşılaşmaktadır:
- Ekip üyelerinin iş birliği içinde, etkili bir şekilde birlikte çalışmasını sağlamak
- Proje kapsamını, zaman çizelgesi ve bütçeyi de içerecek biçimde ortaya çıkarmak.
- Proje risklerini yönetmek.
- Paydaşlarla iletişim kurmak
- Proje son tarihlerini karşılamak
Ayşe’nin bu zorlukların üstesinden gelebilmesi için aşağıdaki adımları atması işine yarar:
Ekibiyle güven oluşturmak:
- Ekip üyeleri için ulaşılabilir olmak için açık kapı politikasını uygulamak.
- Ekip üyelerinin endişelerini ve fikirlerini aktif biçimde dinlemek
- Ortaya çıkan sorunları yapıcı bir yaklaşımla çözmek
- İşbirliğini geliştirmek ve olumlu bir ekip ortamı yaratmak için ekip oluşturma etkinlikleri düzenlemek
Proje kapsamını tanımlamak
- Proje kapsamını tanımlamak ve proje çıktılarını, zaman çizelgesini ve bütçeyi özetleyen bir proje planı oluşturmak için paydaşlarla birlikte çalışmak
- Proje ekibi ve paydaşların katılımıyla proje hedeflerini net ve açık olarak belirlemek ve paydaşlara iletmek.
Proje risklerini yönetmek
- Proje ekibi ve paydaşların katılımıyla riskleri belirlemesi ve gerekli planları geliştirmek
- Risk yönetimi planı oluşturmak
- Risk yönetim planını düzenli olarak gözden geçirmek ve gerektiğinde güncellemek.
Paydaşlarla iletişim kurmak
- Doğru paydaşa doğru ve yeterli bilginin iletildiğinden emin olmak için etkin iletişim kanalları kurmak
- Proje ilerlemesi, sorunları ve değişiklikleri vb. hakkında onları bilgilendirmek.
- Paydaşların güncel olduğundan emin olmak için düzenli toplantılar yapmak ve ilerleme raporları hazırlamak.
Proje son tarihlerini karşılamak
- Proje son tarihlerini karşılamak için yapılacak aktiviteleri proje ekibi ve/veya paydaşlarla belirlemek onlarla çalışmak.
- Proje ilerlemesini izlemek ve olası gecikmeleri belirlemek
- Net -ya da olabildiğince, yeterince net- zaman çizelgeleri ve kilometre taşları belirlemek
- Belirlenen zamanlara göre ilerlemeyi düzenli olarak gözden geçirmek
- Olası gecikmeler için, çözümler belirlemek ve paydaşları bilgilendirmek.
Sonuç olarak Ayşe yeni terfi etmiş bir proje yöneticisi olarak uyumlu bir ekip oluşturmak, proje kapsamını belirlemek, proje risklerini yönetmek, paydaşlarla iletişim kurmak ve proje teslim tarihlerini karşılamak gibi çeşitli zorluklarla karşılaşacaktır.
Ayşe, yukarıda özetlenen adımları atarak bu zorlukların üstesinden gelebilir. Projeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlama konusunda proje ekibini etkin, verimli ve üretken olmasını sağlayarak projeyi başarılı bir şekilde yönetebilir.
